selección de personal

Son muchas y cotidianas las situaciones en las que sin saberlo nos enfrentamos a procesos de selección. Desde pequeños vamos aprendiendo a seleccionar:  nuestros amigos, luego nuestros estudios y profesores, una pareja, una buena amistad… y como en todo en la vida, a veces acertamos y a veces nos equivocamos. Por lo cual vamos aprendiendo grandes lecciones sobre las personas y sus relaciones. Así la selección de personal no deja de ser otro tipo de selección, solo que aplicada al mundo laboral.

Para llevar a cabo esta especialidad de los recursos humanos ha ido surgiendo una amplia bibliografía -tradicionalmente vinculada al campo de la psicología- que recoge diversidad de técnicas, pruebas y en base siempre a una metodología formal que nos permita asir algunos predictores más fiables que las personales lecciones que hayamos podido aprender en nuestra vida particular.

Por ello, con esta entrada queremos dar nuestra visión sobre el proceso de selección  -conociendo que existen extensos y muy variados manuales- para que aquellas personas que no estén familiarizadas con el proceso puedan de una forma sencilla tener una pequeña guía. Sabemos que muchas PYMES y autónomos a menudo no disponen de los medios para realizar estas tareas de selección y contratación, así que esperemos que esto sea de ayuda.

El proceso de selección de personal puede originarse por distintas causas:

  • un aumento puntual o sostenido de la actividad habitual
  • una apertura de nuevos negocios en otras áreas geográficas o sectoriales
  • la cobertura de una vacante para sustituir a una persona que causa baja
  • en resumen, todas aquellas que den origen a la contratación de un/a trabajador/a

En este momento, es cuando de manera formal o informal, comienza a desarrollarse el proceso mental para la elaboración de una estrategia de selección óptima de personal que nos lleve a encontrar al candidato idóneo para el puesto. El empresario muchas veces se hará una serie de preguntas en su cabeza a las que poco a poco irá dando respuesta: ¿para cuándo necesito que se incorpore?, ¿cuánto me va a costar?, ¿qué destrezas necesito que tenga la persona?, ¿dónde puedo encontrarla?, ¿cuántas personas he de ver antes de decidir?… y así hasta un sin fin de cuestiones que han de ser solventadas paulatinamente.

Nuestra primera recomendación consiste en definir una estrategia clara, previa al comienzo de la selección. Para ello, recomendamos trabajar y pasar por al menos, estas tres etapas en un proceso de selección; si bien nunca aseguran el 100% del éxito, siempre nos aproximarán más.

  1. Fase Previa (análisis y comunicación)
    • definición. consiste en definir completamente el puesto de trabajo que se desea cubrir y definir los requisitos de la persona óptima para el puesto. Este es el paso clave y más importante
      • Puesto de trabajo: analizar en profundidad el puesto a cubrir. Por ejemplo: el espacio físico donde trabajará, tareas o rutinas que realizará, responsabilidad que asumirá, con quién se ha de relacionar en el día a día, herramientas, ropa u otros elementos necesarios, horario, descansos, jornadas, duración, remuneración… y todas aquellas otras características del puesto que se nos puedan ocurrir las deberíamos enumerar y apuntar para tenerlas presentes a lo largo del proceso. Es lo que se conoce como Job Description.
      • Perfil requerido: una vez analizadas las características del puesto podremos establecer unos criterios más ajustados para seleccionar a la persona que finalmente se incorpore. Así, podremos establecer unos requisitos mínimos y unos deseados. Ejemplos de estos pueden ser: los conocimientos, la formación, la experiencia, los idiomas,  la disponibilidad, etc. De ellos habrá algunos que sean indispensables para el trabajo y otros que siendo prescindibles añaden un valor al candidato que debemos de tener en cuenta. Otros baremos que podemos definir en este punto, es la categoría profesional del candidato, el grupo profesional y el tipo de contratación que se ofrecerá. Además, aunque esto no lo dejemos por escrito, es en este punto donde inconscientemente nos haremos una imagen mental del candidato y le pondremos una cara, una edad, un sexo, y una personalidad que si bien no ha de coincidir con el desenlace, seguramente condicionará nuestro proceso. Es por ello, por lo que conviene establecer unos estándares y criterios de objetividad que nos hagan de filtro para no dejarnos llevar por simpatías y nos traicione nuestro inconsciente.
    • publicación: consiste en comunicar nuestra demanda de empleo al mercado y para ello elegir el medio y el mensaje.
      • Medio: lo escogeremos en función del público al que nos queramos dirigir. anuncios en prensa, en portales especializados de internet, en círculos de personas próximas, en servicios de intermediación de empleo -Lanbide, INEM, ETTs…- en centros de formación acordes con el perfil -universidades, escuelas…- o empresas de selección especializadas.
      • Mensaje: el medio determinará la forma del mensaje, puesto que cada medio dispone de unos códigos diferenciados, no será igual utilizar uno que otro: ni el texto, ni la información que se facilite, ni su coste… ni sobretodo, el público al que lleguemos será igual. En este punto, habrá que adecuarse al medio que hayamos seleccionado y sobretodo no olvidar la forma en la que queremos que nos contacten y nos envíen su CV: un apartado de correos, un email… en definitiva una dirección válida y que también dará una imagen de la empresa. (por ejemplo, no recomendamos poner emails del estilo miempresaeschupiguayqueloflipas@hotail.com, o yagoo.es. Por lo que si no tienes una dirección seria de correo electrónico es preferible poner un domicilio físico, o un apdo. de correos)
    • recepción y criba: esta parte consiste en la discriminación de los CV recibidos, apartando aquellos que cumplan los requisitos mínimos de aquellos que no los cumplan. También tendremos que prestar especial atención cuando vengan acompañados de cartas personales porque nos pueden dar pistas extras sobre el candidato; así como aquellas otras que vengan recomendadas por personas autorizadas para ello. Una vez seleccionados aquellos CV que cumplan con los requisitos solicitados en la demanda de empleo, tendremos que seleccionar aquellos que deseemos conocer porque creamos que puedan ser la persona que estamos buscando. Por último recordar que el celo que hemos de poner en esta fase respecto a la LOPD ha de ser máximo; ya que la información con la que trataremos es de carácter personal, confidencial e intransferible y deberemos ser extremadamente cuidadosos en su manejo de acuerdo a la citada Ley Orgánica de Protección de Datos. Aquí hemos de ser ordenados, organizados y respetuosos con el candidato.
  2. Fase de Desarrollo (la selección)
    • comunicación a los candidatos: en función del número de candidatos seleccionados deberemos de establecer una agenda para concertar una reunión con ellos, o bien por email, o telefónicamente, y comunicarles su inclusión en el proceso de selección que estamos llevando a cabo. En este punto es conveniente confirmar su interés en el puesto que se desea cubrir y ampliar la información si fuese necesario antes de realizar la prueba ya que nos ahorraremos entrevistar a personas que no estén del todo interesadas  en el puesto -por los motivos que sean- con lo que afinamos la criba y aligeramos la agenda.
    • prueba de selección: existen numerosas pruebas de selección con manuales específicos para cada una de ellas por lo que no entraremos más que a enunciarlas. Lo que si que creemos que es importante es cuidar los detalles del lugar donde se lleve a cabo el proceso, ya que se ha de buscar el confort para que el candidato se muestre lo más natural posible. De la misma forma también tenemos que considerar el horario de la entrevista porque lo más probable es que un candidato citado a las 11 de la mañana se muestre bastante más fresco que uno que citamos a las 7 de la tarde. En definitiva, preparar y planificar bien la/s prueba/s que decidamos:
      • entrevista personal, en profundidad o no.
      • test psico-técnicos
      • pruebas de pericia en tareas profesionales específicas del puesto
      • dinámicas de personalidad: grupales o individuales…etc
    • análisis de los resultados: en función del tipo de prueba o entrevista que llevemos a la práctica podremos evaluar a los candidatos. Aquí habrá procesos que nos permitan un análisis cuantificable en base a pruebas técnicas, prácticas o de pericia, así como test; y pruebas de carácter más subjetivo con elementos no cuantificables como el feeling en una entrevista tête à tête con el candidato, por lo que recomendamos una combinación de ambas de tal forma que no nos dejemos llevar por primeras impresiones -buenas o malas- y contrastemos la profesionalidad de la persona que opta al puesto. Sobra decir que aquellas personas citadas y que no se presentan a la prueba se auto-descartan automáticamente del proceso.
  3. Fase de Cierre (decisión, comunicación y evaluación)
    • elección y comunicación: una vez analizados los resultados tendremos que decidir, entre las personas que mejor hayan superado la/s prueba/s, quién de todas será la más idónea para el puesto. Aquí entrarán variables como pueden ser la simpatía, sintonía con una filosofía de empresa, forma de ser o de trabajar, recomendaciones personales… Por lo que la decisión requiere un conocimiento profundo de la empresa y del candidato. Es algo parecido a la pedida de mano que hace la empresa al candidato. Será muy importante la forma en que se le comunica que ha sido seleccionado ya que habrá que ratificar punto por punto las condiciones explicadas en la solicitud de demanda -duración, remuneración, lugar de trabajo, horarios, jornadas, categoría…- sin dejar lugar a dudas o equívocos antes de firmar el acuerdo. No obstante, esto tiene su excepción en procesos de selección de determinados puestos directivos, o alto nivel, donde se negocia entre el candidato y la empresa. Claro que en estos casos las pruebas tampoco suelen ser las habituales sino que consisten en encuentros informales porque se buscan cargos de confianza y se da por sentado la competencia profesional. La negociación ya no es solo en términos económicos sino en cuotas de poder dentro del organigrama.
    • acogida: una vez se incorpora la persona a su puesto es recomendable hacerle un acogida inicial. Las grandes compañías suelen disponer de manuales y planes específicos de acogida que se entregan -y a veces se utilizan- con el ingreso del trabajador. Pero en una pequeña empresa puede consistir en: explicar al trabajador los básicos de la empresa -misión, visión,objetivos…-, presentar su lugar de trabajo, quienes serán sus compañeros, a quién puede acudir en caso de que surja alguna duda, o incluso dónde está la máquina de café. Cuidar estos pequeños detalles pueden poner los cimientos para que haya una sana y buena relación laboral en el futuro, y sobretodo una buena comunicación.
    • evaluación: finalmente conviene por ejemplo a los 3 y 6 meses, o al año si se puede, evaluar la adaptación del trabajador a su puesto. Analizar su nivel de desempeño, y contribución a la empresa, y ver si se cumplen los objetivos esperados. Así, podremos determinar si hemos realizado un buen proceso de selección o si por el contrario hemos fallado en algún aspecto y conviene revisarlo de nuevo.